Основні вимоги до оформлення документів

 

Вимоги до оформлення документів

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ

 Державна уніфікована система документації

уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

 (витяг)

 

1.1 Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи з різними носіями інформації (далі – документи), зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, договори); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших  юридичних осіб (далі – юридична особа) незалежно від їх функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

 

1.2 Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

 

4 СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ

4.1 Оформлюючи документи, потрібно використовувати такі реквізити:

01 – зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим

02 – зображення торговельної марки (знака для товарів і послуг) юридичної особи або емблеми

03 – найменування юридичної особи вищого рівня

04 – найменування юридичної особи

05 – найменування структурного підрозділу юридичної особи

06 – довідкові дані про юридичну особу

07 – код форми документа

08 – код юридичної особи

09 – назва виду документа

10 – дата документа

11 – реєстраційний індекс документа

12 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

13 – місце складення документа

14 – гриф обмеження доступу до документа

15 – адресат

16 – гриф затвердження документа

17 – резолюція

18 – відмітка про контроль

19 – заголовок до тексту документа

20 – текст документа

21 – відмітка про наявність додатків

22 – підпис

23 – відбиток печатки

24 – віза документа

25 – гриф погодження документа

 26 – відмітка про засвідчення копії документа

27 – відомості про виконавця документа

28 – відмітка про виконання документа

29 – відмітка про надходження документа до юридичної особи

 30 – запис про державну реєстрацію

 

 

5.15 (витяг) Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу юридичної особи мають відповідати правилам надання послуг поштового зв’язку згідно з Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку».

 

 Приклад:

 Державний архів

 Сумської області

 вул. Садова, буд. 49, корп. 1,

м. Суми, 40030

 

    Якщо документ адресують фізичній особі, то спочатку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата у називному відмінку, а потім – поштову адресу.

 

Приклад:

Петриненко Іван Сидорович

 вул. Українська, буд. 123-а, кв. 2,

 м. Запоріжжя, 69095

 

5.19 Заголовок до тексту документа містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Він має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію конференції; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Заголовок до тексту документа оформлюють без відступу від межі лівого поля на спеціально відведеному місці на бланку.

 

5.21 Відмітку про наявність додатків, повну назву яких наводять переважним чином у тексті супровідного листа, оформлюють після тексту листа перед підписом.

 

Приклад: Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

 

    Якщо документ має додатки, повні назви яких не наведено у тексті документа, то ці назви потрібно зазначити у відмітці про наявність додатків, із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

 

Приклад:  Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2014 р. на 5 арк. в 1 прим.

                                    2. Графік ремонтних робіт на IІ квартал 2014 р. на 3 арк. в 1 прим.

 

    Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють як у прикладі, наведеному нижче.

 

Приклад:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20.09.2013 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

 

    Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають.

 

Приклад:

Додаток: форми галузевої звітності в 1 прим.

 

    У разі, коли документ містить більше десяти додатків, складають опис, а у відмітці про наявність додатків зазначають як у прикладі, наведеному нижче

 

Приклад:

Додатки: згідно з описом на 2 арк.

 

    Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатків оформлюють як у прикладі, наведеному нижче.

 

Приклад:

Додаток: на 12 арк. в 1 прим. на першу адресу.

 

    У розпорядчому документі відмітку про наявність додатка до нього оформлюють безпосередньо у тексті документа словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 2», «відповідно до додатка 3» або «див. додаток 3». А на самому додатку до розпорядчого документа у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

 

Приклад:

Додаток 1 до наказу директора УНДІАСД 09.12.2013 № 432

 

5.22 Підпис містить найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій – на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис, ініціал(и) і прізвище.

 

Приклади:

1 Генеральний директор

державного підприємства «Перемога»       Особистий підпис       Ініціал(и), прізвище

 

2 Генеральний директор                                 Особистий підпис         Ініціал(и), прізвище

 

 

    У документах, що їх підписують вищі посадові особи держави, замість ініціалів можна зазначати повне ім’я особи.

 

Приклад:

Віце-прем’єр-міністр України               Особистий підпис                      Ім’я, прізвище

 

 

    Якщо документ підписують декілька посадових осіб, їх підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.

 

Приклад:

Директор                                   Особистий підпис                             Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер                 Особистий підпис                              Ініціал(и), прізвище

 

    У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщують на одному рівні.

 

Приклад:

Голова правління банку «Схід»                                        Голова правління банку «Захід»

Особистий підпис      Ініціал(и), прізвище                      Особистий підпис         Ініціал(и), прізвище

 

    Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

 

Приклад:

Голова комісії                     Особистий підпис                Ініціал(и), прізвище

Секретар                             Особистий підпис                  Ініціал(и), прізвище

 

     У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал(и) якої зазначено в документі, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ініціал(и), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

 

Приклад:

 Заступник директора                   Особистий підпис                     Ініціал(и), прізвище

Директор                                                        Ініціал(и), прізвище (закреслюється цей рядок вручну чи машинописним способом)

 

    Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника додають тільки у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

 

Приклад:

В. о. директора                        Особистий підпис                                 Ініціал(и), прізвище

 

Реквізит «Підпис» розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

 

5.26 Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища і дати засвідчення копії. У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи, або печатки для копій.

 

Приклад:

 Згідно з оригіналом

 Менеджер з персоналу           Особистий підпис           Ініціал(и), прізвище

Дата                                           Відбиток печатки

 

    Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

 

Рада адвокатів Тернопільської області